Informatives zu digitaler Signatur, Kassensystemen, elektronischen Rechnungen und weiteren Themen.Kassenführung, Registrierkassen, E-Rechnungen, Digitale Signatur
Kassenführung
Eine ordnungsmäßige Kassenführung ist insbesondere für bargeldintensive Betriebe von zentraler Bedeutung. Werden die Kassenaufzeichnungen im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder einer Außenprüfung als nicht ordnungsmäßig eingeordnet, drohen gravierende Steuernachzahlungen.
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 hat der Gesetzgeber neue Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung geschaffen.
Die Umsetzung dieser Neuregelungen in der Praxis stellt die Anwender vor große Herausforderungen. Dies liegt u. a. daran, dass ergänzend zum Gesetz eine Vielzahl von weiteren Regelungen (z. B. Kassensicherungsverordnung, Technische Richtlinien, Anwendungserlasse zu § 146, § 146a und § 146b AO) existieren, deren Änderungen ab 1. Januar 2024 beachtet werden müssen.
Der ZDH hat eine umfassende Handreichung erstellt. Diese soll einen Überblick über die Anforderungen geben, die die Neuregelungen des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen beinhalten. (Stand: 5. April 2024)
Link zur Handreichung "Kassenführung" des ZDH
Weitere Informationen zum Thema Elektronische Kassenführung
Wenden Sie sich am besten an Ihr Steuerbüro. Dort wird man einschätzen, ob Ihre vorhandene Kasse den heutigen Anforderungen entspricht. Sollte die bisherige Kasse den Anforderungen nicht genügen, kommen Sie um ein neues digitales Kassensystem nicht herum. Beim Fiskus besonders geschätzt sind PC-Kassensysteme wegen ihrer manipulationssicheren Speicher.
- Fragen und Antworten rund um die Themen Belegausgabepflicht, TSE und Kassennachschau finden Sie auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums.
- Überblick und Vergleich von elektronischen Kassensystemen
- Anbietervergleich elektronischer Kassensysteme 2023
- Beginn der Mitteilungspflichten zu elektronischen Kassensystemen
- Die gesetzlichen Grundlagen mit technischen Richtlinien
- Hinweise zur Zertifizierung von Kassensystemen
- Alternative: Bargeldlos bezahlen: Mitschnitt unseres Online-Forums am 17.06.2020
Was Sie zur Registrierkassenpflicht wissen sollten
Derzeit besteht noch keine grundsätzliche Verpflichtung für das Führen einer elektronischen Registrierkasse. Wenn Sie jedoch bereits eine elektronische Registrierkasse führen, muss diese den Vorschriften zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und speziell zur Kassenführung (GoBD) genügen.
Seit Januar 2017 müssen elektronische Registrierkassen auf ein fälschungssicheres System umgestellt werden. Das bedeutet, dass das Kassensystem technisch so ausgestattet sein muss, dass digitale Grundaufzeichnungen nicht nachträglich manipuliert werden können. Jeder Umsatz muss einzeln elektronisch erfasst, unveränderbar gespeichert und über 10 Jahre digital archiviert werden.
Die Aufbewahrung von Z-Bons alleine reicht nicht aus. Kassendaten müssen bei Prüfung durch das Finanzamt jederzeit abrufbar und lesbar sein. Seit 2018 kommt es zu unangemeldeten Betriebsprüfungen mit Kassenschau durch die Steuerbehörden.
Seit dem 01.01.2020 müssen elektronische Kassensysteme grundsätzlich über eine vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Die Anforderungen an die Technische Sicherheitseinrichtung werden vom BSI in den Technischen Richtlinien TR-03153, TR-03151 und TR-03116-5 festgelegt. Sofern bestehende Kassensysteme nicht nachrüstbar sind, jedoch den Anforderungen von 2010 entsprechen, dürfen sie längstens bis 31.12.2022 betrieben werden.
Bei der Nachrüstung vorhandener Kassensysteme oder auch bei Neuanschaffung empfiehlt es sich, auf eine schriftliche Bestätigung der Gesetzeskonformität zu achten und diese zu den Unterlagen zu nehmen.
Lt. BSI befinden sich zurzeit mehrere Technische Sicherheitseinrichtungen verschiedener Hersteller in der Entwicklung und Zertifizierung. Beim Kassen-/Kassensystemhersteller ist zu erfragen, ob für aktuelle bzw. zukünftige Kassen der Anschluss einer Sicherheitseinrichtung vorgesehen ist und wann diese verfügbar sein werden.
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ab 1. April 2021 verpflichtend
Die zunächst bis zum 30.09.2020 begrenzte Übergangsfrist wurde gemäß BMF-Schreiben IV A 4-S 0319/19/10002:001 vom 06.11.2019 verlängert: Demnach gewährte auch die Senatsfinanzverwaltung Berliner Betrieben bei der technischen Umstellung der Kassensysteme mehr Zeit für die Umstellung bestehender elektronischer Kassensysteme spätestens bis zum 31. März 2021. Ab 1.4.2021 müssen elektronische Kassensysteme über eine TSE verfügen.
Die Details entnehmen Sie bitte der Pressemitteilung der Senatsverwaltung für Finanzen vom 30.03.2021.
Übergangsfrist abgelaufen - Meldung an die Finanzverwaltung
Da die gesetzlich geforderte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung für Registrierkassen bis zum Beginn 2020 noch nicht flächendeckend am Markt verfügbar war, war es einigen Betrieben nicht möglich, die bundesgesetzliche Regelung ab dem 01.01.2020 einzuhalten. Im September 2019 wurde deshalb die Fristverlängerung bei der Umstellung von Registrierkassen beschlossen. Die sogenannte 'Nichtbeanstandungsregelung' wurde im November 2019 veröffentlicht und sollte den Betrieben Rechtssicherheit verschaffen.
Diese Regelung gilt - insbesondere bezüglich der Meldung an die Finanzverwaltung - nach wie vor.
„Von der Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen. Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt Teil I gesondert bekannt gegeben.“
Betrieben wird empfohlen, ihr Steuerbüro und die Fananzverwaltung über die Umstellung des Kassensystems (Einbau der TSE) in Kenntnis zu setzen.
Elektronische Rechnungsabwicklung (E-Rechnungen)
Bisher war es Kür – bald wird es zur Pflicht: Stellen Sie Ihre Rechnungsabwicklung auf den Prüfstand und denken Sie um: weg vom Papier und hin zu einer möglichst intensiven Verarbeitung elektronischer Dokumente. Nicht nur der Nutzen in Form von Effizienz- und Kostenvorteilen spielt künftig eine Rolle, sondern der Gesetzgeber plant ab 1.1.2025 die Elektronische Rechnung für Unternehmen sukzessive zur Pflicht zu machen. Später ist zudem geplant, ein elektronisches Meldesystem einzuführen, über das Rechnungsdaten mit der Finanzverwaltung geteilt werden.
Elektronische Rechnungen müssen dann bestimmten Regeln, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind, erfüllen, das betrifft. Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung.
Damit wird das Ende der papierhaften Rechnungsbearbeitung eingeleitet.
Es empfiehlt sich, sofern noch nicht mit der Unternehmenssoftware abgedeckt, jetzt auf elektronische Rechnungen umzusteigen. Viele Software-Lösungen bieten komfortable Möglichkeiten, E-Rechnungen in den gängigen Standards wie X-Rechnung und ZUGFeRD 2.0 zu erstellen, automatisch vorzubereiten, richtig zu versenden und zu empfangen.
Zum Thema "Was die e-Rechnung für Unternehmen verändert" hat der Deutschlandfunk am 06.01.2025 einen viereinhalb-minütigen Beitrag gesendet.
Den Mitschnitt können Sie hier noch einmal anhören.
"Elektronische Rechnungen" für Handwerksbetriebe
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat auf seiner Website Informationen zur "Elektronischen Rechnung (E-Rechnung)" kompakt zusammengestellt.
hat eine Praxishilfe "Elektronische Rechnungen" für Handwerksbetriebe zusammengestellt.
Praxishilfe "Elektronische Rechnungen: Chancen der digitalen Rechnungsbearbeitung frühzeitig nutzen" des ZDH zum Download
Papierloses Büro: E-Rechnung einfach erklärt.
Die Kollegen von der Handwerkskammer Rheinhessen haben Informationen zur E-Rechnung sehr verständlich aufbereitet:
Link zum Web-Artikel "E-Rechnung einfach erklärt".
Informationen und Handlungsempfehlungen
Wichtige Informationen und Handlungsempfehlungen für Ihren Betrieb werden in einem von der Handwerkskammer Freiburg erstellten Dokument zur E-Rechnung zusammengefasst.
- Das Land Berlin hat eine Website eingerichtet, die für Berlin zutreffende gesetzliche Regelungen und aktuelle Informationen zur E-Rechnung bündelt: Internetseite eRechnung.
- Rechnungen an Bundesbehörden können schon seit 27.11.2020 nur noch elektronisch gestellt werden.
Das bedeutet, Rechnungen müssen ein maschinenlesbares Format aufweisen. Eine E-Rechnung nach EU-Norm ist eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt sowie empfangen wird und eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.
Eine PDF-Datei ist gemäß Definition in der EU-Richtlinie 2014/55/EU keine E-Rechnung!
Es gibt verschiedene Übertragungskanäle für Ihre E-Rechnung - Entscheidungshilfe.
Informationen und Handlungsempfehlungen unter: E-Rechnung und Hinweise für Rechnungssteller.
Für weitere Einzelheiten, insbesondere bei der Umsetzung des Verfahrens, empfehlen wir Ihnen, sich mit Ihrem Steuerbüro in Verbindung zu setzen.
Digitale Signatur - Signaturkarte prüfen und rechtzeitig erneuern
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ersetzt die handschriftliche Unterschrift in der digitalen Welt. Die QES unterstützt digitale Geschäftsprozesse durch rechtsverbindliches Signieren elektronischer Dokumente. Damit können z.B. Verträge rechtsverbindlich elektronisch unterschrieben, elektronische Abfallbegleitscheine ausgestellt und Gerichtsdokumente über ein elektronisches Gerichtspostfach eingereicht werden.
Möglich sind die Fernsignatur oder der Einsatz einer Signaturkarte. Für die Signaturkarte sollte man einen Vorlauf von 2 bis 3 Wochen von der Beantragung bis zum Erhalt der Karte einplanen. Zum Einlesen und Anwenden der Signatur ist ein entsprechendes Kartenlesegerät notwendig. Beachten Sie bitte auch die Kartengültigkeit (zwei oder vier Jahre). Diese sollten Sie regelmäßig kontrollieren.
Detaillierte Informationen zur digitalen Signatur erhalten Sie in unserem Merkblatt "Digitale Signatur".
Wichtig: Bei eVergabe keine Signaturkarte mehr erforderlich.
Für die Abgabe von Angeboten auf der Vergabeplattform ist seit 2018 keine Signaturkarte mehr erforderlich.
Weitere Informationen zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen erhalten Sie im Abschnitt Bauen & Verkehr.
Elektronisches Siegel für juristische Personen
Die ELSTER-Signatur für die elektronische Steuererklärung geht in Ihrer Rechtsverbindlichkeit nicht so weit, wie die Signaturkarte. Wenn also eine qualifizierte Signatur gefordert ist, geht das derzeit nur über die QES. Künftig übernimmt das elektronische Siegel die gleiche Funktion. Im Unterschied zur Signaturkarte wird mit der eIDAS-Verordnung das elektronische Siegel auf eine juristische Person ausgestellt (gilt also für die gesamte Firma und nicht nur für einzelne Personen). Derzeit läuft hierfür das Zertifizierungsverfahren, so dass der Termin für die tatsächliche Einführung noch offen ist.
Elektronischer Vertragsabschluss bei Arbeitnehmerüberlassung
Zum April 2017 änderte sich das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Zeitarbeitsunternehmen und Entleiher müssen nun vor Beginn der Arbeitnehmerüberlassung einen Vertrag zur Arbeitnehmerüberlassung schließen (§ 1 Abs. 1 Satz 5 AÜG).
Der Vertrag zwischen Ver- und Entleiher bedarf der Schriftform (§ 12 Abs. 1 AÜG). Ein elektronischer Vertragsabschluss ist zulässig, wenn das Dokument mit der qualifizierten elektronischen Signatur beider Parteien versehen wird.Weitere Informationen zum AÜG erhalten Sie in unserer Rechtsberatung:
Ass. Petra Heimhold, Telefon +4930 25903-391, heimhold@hwk-berlin.de
Kontakt
Die Beratungsstelle für Innovation und Technologie (BIT/Digi-BIT) der Handwerkskammer Berlin wird aus Mitteln des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie gefördert. Die Dienstleistungen sind für Handwerksbetriebe daher kostenfrei.