Betriebsberatung - PersonalführungDigitale Personalakte: Was Handwerksbetriebe jetzt wissen müssen

Die Pflicht zur elektronischen Führung sozialversicherungsrechtlich relevanter Entgeltunterlagen gilt bereits seit dem 1. Januar 2022. Betriebe konnten sich jedoch bei der Deutschen Rentenversicherung von dieser Pflicht befreien lassen – diese Möglichkeit endet am 31. Dezember 2026.

Ab dem 1. Januar 2027 greift die Pflicht in vollem Umfang: Für jede beschäftigte Person müssen die betroffenen Unterlagen eindeutig zuordenbar in elektronischer, maschinell auswertbarer Form vorliegen und im Fall einer Betriebsprüfung ohne Zeitverzug digital bereitgestellt werden können.

Zu den von § 8 Abs. 2 BVV erfassten Dokumenten zählen beispielsweise Nachweise zu

• Versicherungspflicht bzw. Versicherungsfreiheit,
• geringfügiger Beschäftigung,
• Entsendung,
• Pflegezeit und Elternzeit,
• Staatsangehörigkeit bzw. Aufenthaltsstatus,
• sowie Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse.

Wichtig für die Einordnung: Diese Dokumentationspflicht ist inhaltlich nicht neu – die genannten Nachweise mussten Arbeitgeber schon bisher führen und aufbewahren. Neu ist allein die vorgeschriebene Form: elektronisch statt in Papier.

Wer den Stichtag 31. Dezember 2026 verpasst, muss sämtliche relevanten Unterlagen rückwirkend ab dem 1. Januar 2022 digital vorhalten können – eine nachträgliche Befreiung ist dann nicht mehr möglich.

Während bei der klassischen Personalakte alle mitarbeiterbezogenen Unterlagen in einer physischen Aktenmappe gesammelt werden, bündelt eine digitale Personalakte diese Informationen in einem IT-System.

Eine allgemeingültige gesetzliche Definition der Personalakte gibt es nur für den öffentlichen Dienst (§ 106, § 107 Bundesbeamtengesetz). Das Bundesarbeitsgericht beschreibt die Personalakte – auch in elektronischer Form – allgemein als „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen" (BAG, Urteil vom 19.07.2012, Az. 2 AZR 782/11).

Typische Inhalte sind unter anderem:

• Arbeitsvertrag und Zusatzvereinbarungen (z. B. Dienstwagenregelung)
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Erfasste Arbeitszeiten
• Unterlagen zum Mutterschutz
• Sozialversicherungsnachweise
• Nachweise über abgeführte Lohnsteuer

Nein, die Grenzen der Digitalisierung liegen bei Vorgängen, für die das Gesetz die Schriftform anordnet und die elektronische Form ausschließt. Das gilt z. B. für Kündigung und Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB). Eine Arbeitnehmerkündigung und einen Aufhebungsvertrag würde man zweifelsohne zur Personalakte nehmen. 

Besteht ein Schriftformerfordernis, hat das im Original unterzeichnete Dokument in einem arbeitsgerichtlichen Verfahren als Urkunde gemäß §§ 415 ff. ZPO, § 46 II 1 ArbGG eine besondere Beweiskraft. Wurde die Schriftform eingehalten, das Originaldokument jedoch digitalisiert und dann vernichtet, kann das die Beweisführung im Prozess vereiteln. Da in arbeitsgerichtlichen Verfahren meist der Arbeitgeber darlegungs- und beweisbelastet ist, geht er damit ein erhebliches Risiko ein, wenn er sich der Papierakte vollständig entledigt.

Außerhalb des öffentlichen Dienstes besteht grundsätzlich keine gesetzliche Pflicht, überhaupt eine Personalakte zu führen – weder in Papierform noch digital. In der Praxis sammeln Betriebe die genannten Unterlagen aber ohnehin, weil sie dazu aus anderen Gründen verpflichtet sind. Eine unstrukturierte Ablage „mal hier, mal dort" hat sich dabei selten bewährt – weshalb sich die Personalakte als Ordnungsprinzip in der betrieblichen Praxis durchgesetzt hat.

Datenschutz: Digitale Personalakten enthalten besonders sensible personenbezogene Daten. Betriebe sollten auf ein klares Rollen- und Berechtigungskonzept achten (Zugriff nur für befugte Personen), auf Zweckbindung, sichere Verschlüsselung sowie auf definierte Löschungs- und Aufbewahrungsfristen.

Wichtig ist, dass Beschäftigte bei einem Wechsel von der Papierakte zur digitalen Personalakte rechtzeitig und vollständig nach Art. 13, 14 DSGVO informiert werden. Außerdem müssen die Datenschutzinformationen des Arbeitgebers für künftige Beschäftigte sowie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO aktualisiert werden.

Betriebsrat: Gibt es im Betrieb einen Betriebsrat, kann die Einführung eines elektronischen Personalaktensystems nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig sein – insbesondere, wenn das System geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Mitarbeitenden zu überwachen.

Nachweisgesetz: Seit der Reform 2025 sind unter bestimmten Voraussetzungen mehr elektronische Nachweise gegenüber Beschäftigten möglich. Daraus folgt jedoch ebenfalls keine generelle Pflicht zur digitalen Personalakte.

GoBD: Werden elektronische Unterlagen aufbewahrt, sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten.

Unabhängig von der gesetzlichen Mindestanforderung sprechen viele praktische Gründe für eine digitale Personalakte:

• Zentrale, orts- und zeitunabhängige Ablage – alle Beteiligten arbeiten mit demselben Informationsstand.
• Übersichtliche Struktur und Suchfunktionen sparen Zeit bei der täglichen Arbeit.
• Weniger Papier, Toner und Aktenschränke.
• Besserer Datenschutz durch eng begrenzte Zugriffsrechte statt offen liegender Akten oder zirkulierender Kopien von Bewerbungsunterlagen.
• Schnellere Betriebsprüfungen, da Unterlagen gezielt und nachvollziehbar bereitgestellt werden können.
• Grundlage für digitale, standardisierte Bewerbungs- und Onboarding-Prozesse (ggf. ergänzt durch elektronische Signatur).
• Zeitersparnis für die Personalverantwortlichen, die angesichts des Fachkräftemangels an anderer Stelle gebraucht wird.

Papierakten bleiben grundsätzlich zulässig. Betriebe sollten die verbleibende Zeit bis Ende 2026 aber gezielt nutzen, um ihre Entgeltunterlagen rechtssicher aufzustellen. Wir empfehlen dabei folgendes Vorgehen, gegliedert nach den drei zentralen Fragen, die sich jeder Betrieb stellen sollte:

1. Wo stehe ich rechtlich? – Status klären
   Zunächst sollte geprüft werden, ob für den Betrieb bereits eine Befreiung von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen bei der Deutschen Rentenversicherung beantragt wurde. Fehlt diese und soll sie noch genutzt werden, muss der Antrag spätestens bis zum 31. Dezember 2026 gestellt werden. Ohne Befreiung müssen andernfalls alle relevanten Unterlagen rückwirkend ab dem 1. Januar 2022 digital vorgehalten werden können.
2. Wo stehe ich organisatorisch? – Bestand und Prozesse prüfen
   Im zweiten Schritt lohnt sich eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Entgeltunterlagen liegen bereits digital vor, welche noch auf Papier, als loser Scan oder als E-Mail-Anhang? Darauf aufbauend sollten die internen Abläufe so angepasst werden, dass neue Dokumente künftig von Anfang an digital erfasst werden – statt sie nachträglich zu digitalisieren. Parallel ist zu prüfen, ob die eingesetzte Lohnabrechnungssoftware die Anforderungen an eine elektronische, maschinell auswertbare Führung überhaupt erfüllt.
3. Ist mein System prüfungsfest? – Struktur und Test
   Die Unterlagen müssen so abgelegt sein, dass sie eindeutig einem Beschäftigten und einem Zeitraum zugeordnet und für einen Prüfer jederzeit nachvollziehbar sind – idealerweise unterstützt durch eine DSGVO-konforme Softwarelösung mit klar definiertem Zugriffs- und Berechtigungskonzept. Ob das in der Praxis funktioniert, lässt sich am besten durch eine simulierte Betriebsprüfung herausfinden (ggf. gemeinsam mit dem Steuerberater): Lassen sich die geforderten Unterlagen schnell finden, lesen und exportieren?

Ergänzend sollte frühzeitig geklärt werden, wie Datenschutz und – sofern vorhanden – die Mitbestimmung des Betriebsrats organisatorisch abgebildet werden (siehe oben).