Jedes Jahr kaufen öffentliche Auftraggeber, das heißt Behörden, staatliche, halbstaatliche, kommunale oder andere öffentliche Betriebe und Einrichtungen, Waren und Dienstleistungen im Wert von Hunderten von Milliarden Euro. Um den wirtschaftlich günstigsten und zuverlässigsten Lieferanten zu finden, müssen grundsätzlich alle Aufträge öffentlich ausgeschrieben werden, d.h. die Aufträge werden veröffentlicht und eingehende Angebote miteinander verglichen.
Bei der Abwicklung und Vergabe greifen die öffentlichen Auftraggeber eines Auftrages auf bewährte Vergabevorschriften die sogenannten Verdingungsordnungen zurück. Dabei gelten je nach Art der nachgefragten Leistung folgende Verdingungsordnungen:

• Liefer- und Dienstleistungsaufträge, z.B. Lieferung von Fahrzeugen, Möbeln, Computern, Gebäudereinigung: Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) 
• Bauaufträge, z.B. Baumaßnahmen: Vergabe- und Vertragsordnung für  Bauleistungen (VOB) (ehemals Verdingungsordnung für Bauleistungen)
• Nicht eindeutig beschreibbare Dienstleistungen, die von Freiberuflern erbracht werden, wie beispielsweise Sachverständigengutachten oder Planungsleistungen: Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF)

Wer erhält bei einer Ausschreibung den Zuschlag?

Vor einer Bewertung werden die abgegebenen Angebote auf formale Übereinstimmung mit den in der Ausschreibung genannten Kriterien überprüft. Das heißt, es wird überprüft, ob die angebotene Dienstleistung oder das Produkt mit den in der Ausschreibung geforderten Bedingungen exakt übereinstimmt. Schon bei geringen Abweichungen zwischen der ausgeschriebenen und der angebotenen Leistung kann das Angebot aufgrund formaler Kriterien aus der Wertung herausfallen.

Bei dem Vergleich der Angebote erhält das wirtschaftlichste den Zuschlag. Entscheidend sind dabei Preis und Qualität des Angebots. Vorrangige Kriterien zur Beurteilung des Bieters sind dessen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit. Durch Bundes- und Landesgesetze kann dieser Kriterienkatalog erweitert werden. In Berlin werden bei Ausschreibungen unterhalb des EU-Schwellenwertes zusätzlich die Kriterien Tariftreue, Frauenförderung und bei Vorlage gleichwertiger Angebote die Ausbildungsquote berücksichtigt.

Arten der Vergabe

Es gibt drei Arten der Vergabe öffentlicher Aufträge:

1. Öffentliche Ausschreibungen oder entsprechend der EU-Sprachregelung offene Verfahren werden in amtlichen Mitteilungsblättern veröffentlicht; jedes interessierte Unternehmen kann sich um diesen Auftrag bewerben. Überschreitet das voraussichtliche Gesamtvolumen (ohne Mehrwertsteuer) bestimmte Wertgrenzen, so unterliegen diese Vergaben zusätzlich den Vergabevorschriften der Europäischen Union, die ab einem Wert von 200.000 € bei Lieferungen und Dienstleistungen (VOL) und 5 Mio. € bei Bauleistungen (VOB) eine Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union vorsehen.
   Welches Vergabeverfahren gewählt wird, hängt sowohl vom Auftragsvolumen ab als auch von der Art der Leistung.
   
   
2. Bei Beschränkten Ausschreibungen oder dem nicht offenen Verfahren der EU wird nur eine geringe Zahl von Unternehmen aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Diese Form der Ausschreibung wird dann genutzt, wenn der Aufwand für eine öffentliche Ausschreibung zu hoch wäre, eine öffentliche Ausschreibung kein annehmbares Ergebnis erzielt hat oder nur ein kleiner Kreis von Fachfirmen überhaupt den Auftrag ausführen kann. Anderen als den Aufgeforderten ist die Teilnahme verwehrt. Diese Form der Ausschreibung kann noch ein Öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorausgehen, um geeignete Firmen zu finden. Bei EU-weiten Ausschreibungen ist ein vorheriger Teilnahmewettbewerb zwingend.
   Öffentliche Aufträge im Wege der beschränkten Ausschreibung zu vergeben, ist nur unterhalb gewisser Wertgrenzen möglich. Bei Bauleistungen nach VOB liegt diese Grenze bei 100.000 €, bei Liefer- und Dienstleistungen nach VOL bei 25.000 €.
   
   
3. Bei der Freihändigen Vergabe werden mindestens drei Anbieter aufgefordert, ein Angebot abzugeben. In Einzelfällen kann der Auftraggeber auch einem Unternehmen unmittelbar einen Auftrag erteilen. Diese Form der Vergabe ist allerdings nur dann zulässig, wenn eine Vergabe im Rahmen einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung nicht möglich ist, z.B. weil das zu beschaffende Produkt durch Patente geschützt wird oder eine kleine Leistung sich von einer bereits vergebenen nicht ohne Nachteil trennen lässt. Die Wertgrenze, bis zu der Aufträge freihändig vergeben werden können, liegt bei Bauleistungen (VOB) bei 5.000 € und bei Liefer- und Dienstleistungen (VOL) bei 2.500 €.

Wie können die Betriebe ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachweisen?

Um dies beurteilen zu können, verlangt der Auftraggeber Nachweise. Dazu gehört zum Beispiel ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister bei Einzel- bzw. Personengesellschaften von den zuständigen Meldestellen, für Kapitalgesellschaften vom jeweiligen Bezirksamt, eine Kopie der Handwerks- bzw. Gewerbekarte, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse und der Berufsgenossenschaft, der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung, Angaben zu Umsatz und Art der Leistungen sowie Anzahl der Mitarbeiter etc. Bei einer GmbH wird zusätzlich ein Handelsregisterauszug verlangt.
Diese Unterlagen müssen bei jeder Bewerbung um einen Auftrag erneut eingereicht werden, alternativ dazu kann sich der Betrieb aber auch in das Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis (ULV) für Berlin und Brandenburg eintragen lassen.

Achtung:

Da bereits kleinste Fehler bei der Bearbeitung einer Ausschreibung zu einem Ausschluss führen, empfehlen wir im Vorfeld den Besuch eines Seminars zu diesem Thema.